Intelligente Personalbeschaffung: Wie lässt sich Zeit sparen?

Der Arbeitsmarkt entwickelt sich ständig weiter . Die Zahl der Unternehmen und Kandidaten vervielfacht sich, während Stellenangebote auf vielen verschiedenen Plattformen veröffentlicht werden.

In dieser Informationsflut kommt Personalvermittlungsagenturen eine immer wichtigere Rolle bei der Unterstützung von Personalverantwortlichen und Kandidaten zu. Es geht nicht mehr nur darum, Anfragen zu beantworten, sondern darum, die Bedürfnisse von Unternehmen und Kandidaten gleichermaßen vorauszusehen.

Zeitersparnisse müssen sowohl im eigentlichen Rekrutierungsprozess als auch in der Akquisephase erzielt werden. Dies lässt sich optimieren durch den Einsatz spezieller digitaler Tools, die Headhunter bei der Akquise und Datenanalyse unterstützen: Das ist intelligentes Recruiting .

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Warum sollte man durch Personalbeschaffung Zeit sparen?

Ein langwieriger Rekrutierungsprozess im Falle eines Kandidatenmangels

Manche Rekrutierungsprozesse sind langwierig und mühsam . Dies lässt sich durch einen Rückgang der Attraktivität eines Unternehmens oder des gesamten Sektors erklären.

In diesen Fällen ist es der Mangel an Kandidaten , der die Rekrutierung behindert, unabhängig von der Effektivität der Personalberater.

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Die Rekrutierung gestaltet sich aufgrund der großen Anzahl an Kandidaten komplex.

Während einige Branchen einen Rückgang der Bewerberzahlen verzeichnen, erhalten andere Unternehmen eine Flut von Bewerbungen . Angesichts des Erfolgs ihrer Stellenanzeigen wenden sich immer mehr Unternehmen an Personalvermittlungsagenturen.

Diese Personalvermittlungsagenturen beobachten denselben Trend: Der Arbeitsmarkt entwickelt sich rasant, und die Zahl der Bewerber steigt. Laut APEC (Verband für die Beschäftigung von Führungskräften) stieg die Zahl der Bewerbungen im Jahr 2018 von 29.000 im ersten Quartal auf 33.000 im dritten.

erheblichen Unterschiede zwischen den Branchen nicht exakt wider , doch die Beobachtung bleibt eindeutig: Personalberater müssen immer mehr Profile prüfen, um die Bedürfnisse ihrer Kunden zu erfüllen.

Die Bedürfnisse von Unternehmen erfüllen

Ein langwieriger Rekrutierungsprozess hat erhebliche Auswirkungen auf das Employer Branding . Ein schleppender Prozess kann Top-Kandidaten abschrecken und vergraulen . Diese Kandidaten könnten zudem werden , die tendenziell höhere Gehaltsforderungen stellen.

Eine zu lange Vakanz bedeutet nicht nur unorganisierte Teams und eine geringere Produktivität , sondern auch einen potenziellen Motivationsverlust bei den verbleibenden Mitarbeitern.

Aus all diesen Gründen wenden sich Unternehmen an Personalvermittlungsagenturen, um den Prozess zu beschleunigen und zu optimieren . Sie erwarten von Headhuntern, dass sie Kandidatenprofile effizient und schnell verwalten.

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Heben Sie sich ab

Der steigende Personalbedarf der Unternehmen und die wachsende Zahl der zu prüfenden Bewerbungen haben zu einer Zunahme von Personalvermittlungsagenturen geführt.

Um sich von der Konkurrenz abzuheben , müssen Personalvermittlungsagenturen ihre Prozesse optimieren, um eine möglichst schnelle und effektive Rekrutierung zu gewährleisten. Der Einsatz digitaler Tools zur Unterstützung bei der Kandidatensuche und/oder der Bewerberauswahl ist daher unerlässlich.

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Zeitersparnis während der Prospektionsphase

Die Akquisephase ist ein entscheidender Moment , in dem sich Daten in den Akten von Personalvermittlungsagenturen ansammeln. Diese Informationen beziehen sich insbesondere auf Kandidaten, deren Werdegang und Profile, Unternehmen und deren spezifische Merkmale sowie Stellenangebote.

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Bessere Datenbankverwaltung

Diese Datenbank wird ständig weiterentwickelt . Manche Personalberater wissen gar nicht, wie viele Kandidaten sie enthält!

, möglichst viele Informationen zu sammeln, sondern auch darum, diese effektiv zu sortieren und zu analysieren . Ziel ist es stets, Stellenangebote und Kandidaten schnellstmöglich und dabei die Erwartungen der Kunden zu erfüllen.

Lebenslaufdatenbanken enthalten fortlaufend alle qualifizierten Profile, die dem Personalbedarf entsprechen könnten. Die Aktualisierung dieser Lebenslaufdatenbanken stellt jedoch eine echte Herausforderung .

Das Bewerbermanagementsystem (ATS) von Marvin Recruiter ermöglicht es Ihnen, alle Lebensläufe von Kandidaten zu erfassen und zentral zu verwalten , auch wenn diese sich über LinkedIn beworben haben. Das ATS erlaubt Ihnen außerdem das Hochladen aller Lebensläufe unabhängig vom Format (Word, PDF usw.).

Falls bereits eine Datenbank existiert , kann diese in die Software importiert werden. Von dieser Datenbank aus kann man dann mit Unterstützung des Tools effizienter arbeiten.

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Besserer Abruf jedes einzelnen Datenelements

Die Datenbank ist zur Nutzung da. Keine Bewerbung sollte verloren gehen. Je nach Personalbedarf schnell Informationen über den am besten geeigneten Kandidaten für die jeweilige Stelle können

Der Einsatz von Tools erleichtert die Arbeit von Personalvermittlungsagenturen. Beispielsweise ermöglicht die ATS-Software von Marvin erweiterte Suchvorgänge anhand spezifischer Kriterien : Berufsbezeichnung, Fähigkeiten, Erfahrungsniveau, Qualifikationen, Berufserfahrung, Vorhandensein von Lebenslauf/E-Mail-Adresse/LinkedIn-URL, Datum des letzten Kontakts, Qualifikationsnote usw.

Es ist auch möglich, Talente anhand von Informationen wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse zu finden. Um einen besseren Überblick zu erhalten, können detailliertere Kandidatenlisten erstellt werden.

Im Zentrum der riesigen Datenmenge, die gesammelt wird , steht das ATS-Tool, das mithilfe künstlicher Intelligenz . KI revolutioniert die Personalbeschaffung, indem sie zwei separate Datenpunkte zu einer optimalen Stellenmöglichkeit verknüpft. Das ATS wählt aus seiner Datenbank oder LinkedIn die Kandidaten aus, die am besten zu Stellenanforderungen

Personalvermittlungsagenturen erhalten somit eine Liste qualifizierter Kandidaten. Headhunter können sich dann wieder verstärkt einer detaillierteren Analyse der Bewerbungen widmen, um die idealen Talente zu finden. 

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Ein allgemeiner Überblick über die Daten für alle

Personalvermittlungsagenturen arbeiten in Teams. Headhunter nutzen gemeinsam genutzte Daten und müssen stets darüber informiert , was ihre Kollegen getan – oder nicht getan – haben.

Zeit ist hier ein entscheidender Faktor, und die Planungsbesprechungen ermöglichen es nicht, alle Beteiligten umfassend zu informieren . Das Bewerbermanagementsystem Marvin Recruiter bietet eine vollständige Übersicht über die Qualifikationen jedes Kandidatenprofils. So bleiben alle Beteiligten in Echtzeit über den Gesamtfortschritt informiert.

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Allgemeine Funktionsweise der optimierten Personalvermittlungsagentur oder intelligenten Personalvermittlung

Kanban-Board

Sobald die Phasen der Kandidatensuche, Datenerfassung und -sortierung abgeschlossen sind, verfolgen Personalvermittlungsagenturen eine steigende Anzahl von Einstellungen . Auch hier das Prozess-Dashboard von Marvin Recruiter unerlässlich.

Das Kanban-Board sich individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen und hebt die wichtigsten Informationen hervor, die der Recruiter benötigt. Jeder Kandidat kann per Drag & Drop durch den Rekrutierungsprozess bewegt werden.

Auch hier hilft die Sortierung der Personalabteilung, sich einen klaren Überblick über die aktuelle Situation und die nächsten Schritte zu verschaffen. Sie kann Spalten nach Bedarf erstellen und so alle Lebensläufe, die Anzahl der geführten Vorstellungsgespräche und die Gesprächsnotizen leicht finden.

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Strategie und allgemeine Ziele

Für Personalagenturen und HR-Teams, deren Mitarbeiterzahl mit der Entwicklung des Arbeitsmarktes wächst, ist ein umfassender Überblick den tatsächlichen Leistungsstand verschleiern kann.

Das von Marvin bereitgestellte Dashboard

• die Anzahl der Kontakte im Vergleich zur Anzahl der Qualifikationen ;
• Anzahl der Interessenten im Vergleich zu den Kunden und unterzeichneten Verträgen ;
• die Anzahl der online veröffentlichten Stellenangebote

Die Ergebnisse werden wöchentlich, monatlich und vierteljährlich bereitgestellt. Dies ermöglicht es Managern , die Teamleistung in Echtzeit zu überwachen und gegebenenfalls Prioritäten anzupassen.

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Teamüberwachung

Ziel ist es nicht, die Arbeit der Teams zu überwachen, sondern ihre Aktivitäten zu beobachten, um die Talente jedes Einzelnen optimal . Innerhalb eines bestimmten Zeitraums kann das Management die Arbeit der Teams verfolgen , die Aktivitäten der Personalverantwortlichen analysieren und so seinen Führungsstil anpassen.

Jeder Personalberater kann die Aktivitäten seiner Kollegen verfolgen und sich mit deren Leistungen vergleichen. Dies fördert den Wettbewerbsgeist und steigert so Motivation und Produktivität . Jeder Headhunter wird stolz darauf sein, in der Rangliste aufzutauchen und als einer der Besten seines Unternehmens anerkannt zu werden.

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Recruiting-Teams müssen immer schneller arbeiten, ohne dabei an Effizienz einzubüßen. Zahlreiche Recruiter müssen selbstständig an ihren Fällen arbeiten und gleichzeitig den Fortschritt ihrer Kollegen im Blick behalten. 

Die gesammelten und sortierten Daten müssen aktualisiert werden, und die Informationen müssen von jedem der Headhunter so schnell wie möglich gefunden werden. 

Diese Herausforderungen und Bedürfnisse rechtfertigen den zunehmenden Einsatz von Bewerbermanagementsystemen (ATS) durch Personalabteilungen. Diese Softwareprogramme nutzen künstliche Intelligenz und steigern die Effizienz aller Teams.

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