Was ist eine ATS-Recruiting-Software?

Möchten Sie Ihren Rekrutierungsprozess ? Haben Ihre HR-Teams Schwierigkeiten, Bewerbungen ?

Wie Sie haben viele Unternehmen das Gefühl, zu viel Zeit mit der Einstellung neuer Mitarbeiter . Den Überblick über jeden einzelnen Schritt – und die Vielzahl an Kandidaten – zu behalten, kann schnell überfordernd sein, insbesondere bei der Rekrutierung in großem Umfang.

Nur wenige wissen es, aber große Unternehmen benötigen für eine einzige Einstellung durchschnittlich 94 Kandidaten, für manche Positionen sogar doppelt so viele. Wenn Ihr Unternehmen 10 offene Stellen hat, bedeutet das, dass Sie etwa 940 Bewerbungen , um den idealen Kandidaten zu finden! Wie behalten Sie da den Überblick?

Eine einfache und effektive Lösung, um das Leben aller Personalverantwortlichen zu vereinfachen, gibt es: das Bewerberverfolgungssystem (ATS). 

Was ist eine ATS-Software ? Wie funktioniert sie? Wir erklären Ihnen alles, was Sie über diese Bewerbermanagementsysteme , und warum Sie in Zukunft nicht mehr darauf verzichten möchten.

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Sie nutzen eine ATS-Software? Warum und für wen?

Ein Bewerberverfolgungssystem, das Ihnen vielleicht unter dem englischen Namen Applicant Tracking System (ATS) bekannt ist, ist eine Software, die den Einstellungsprozess automatisiert. 

ATS-Software bietet eine Vielzahl von Tools , mit denen HR-Teams wertvolle Zeit sparen und ihre Produktivität steigern können, während gleichzeitig das Kandidatenerlebnis verbessert wird.

Dank einer Vielzahl von Funktionen, die die Effizienz von Rekrutierungsteams und gleichzeitig Top-Talente anziehen, kann ATS-Software Folgendes leisten:

• Eine LinkedIn-Seite auslesen , um die Kandidatendaten automatisch in die ATS-Datenbank zu kopieren;
• Ermöglicht es Ihnen, die Historie jedes Kandidaten im gesamten Unternehmen zu verfolgen und sogar auf frühere Interaktionen der Kandidaten mit anderen Personalvermittlern zuzugreifen;
• Um alle Schritte des Rekrutierungsprozesses zu befolgen und keinen Schritt zu verpassen.
• Um das ATS mit all den anderen Tools zu integrieren, die Sie täglich verwenden, wie z. B. Google Kalender für Erinnerungen oder Slack für die Teamkommunikation. 

Kurz gesagt, eine ATS-Software ist ein System, das die Nachverfolgung Ihrer Kandidaten von A bis Z übernimmt, von der Online-Veröffentlichung der Anzeige bis zur Einstellung.

Wie Sie sicher verstehen werden, ist dieses Tool für alle, die ihren Rekrutierungsprozess optimieren möchten, unverzichtbar geworden. Ob kleines KMU oder großer multinationaler Konzern – das Tool passt sich Ihren Bedürfnissen und Ihrer Unternehmensgröße an .

Wenn Sie zwei Personen pro Jahr in ganz bestimmten Branchen einstellen müssen oder 500 Generalistenprofile suchen, bietet Ihnen die Verwendung einer ATS-Software

Damit haben wir die Antwort auf unsere beiden Ausgangsfragen: 

• Eine ATS-Software – wozu? Um Ihren Rekrutierungsprozess endlich zu optimieren .
• Eine ATS-Software – für wen? Für alle, die Personal rekrutieren , unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

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Wie funktioniert eine ATS-Software? 

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Sie fragen sich nun wahrscheinlich, wie diese Kandidatenverfolgungssysteme ?

Das System besteht aus vier Hauptschritten.

Quellenangabe über LinkedIn

Im Gegensatz zu vielen ATS-Softwarelösungen verfügt Marvin Recruiter über Erweiterungen, die das Profil eines Kandidaten direkt auf LinkedIn automatisch analysieren und es Ihrer Rekrutierungsdatenbank hinzufügen, ohne dass die Phase der "Ausschlussfragen" durchlaufen werden muss.

Für Headhunter ist es ein sehr praktisches Werkzeug! 

1. Profile direkt von LinkedIn extrahieren, nachdem man Kandidaten kontaktiert hat. 
2. Laden Sie im ATS vollständige Profile aller Kandidaten herunter, die Sie mit Ihren Notizen anpassen können. 
3. Nehmen Sie jederzeit Kontakt mit dem Kandidaten auf und dokumentieren Sie den Austausch. 
4. Rufen Sie Ihre Qualifikationen jederzeit im ATS Marvin ab (auch Jahre später). 

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Lebenslaufdaten herunterladen

Dank Marvin ATS können Sie mithilfe künstlicher Intelligenz mit nur wenigen Klicks Datensätze für jeden Kunden erstellen . Es ist kinderleicht! Marvin kümmert sich um alles.

Importieren Sie einfach den Lebenslauf (in einem beliebigen Format – Bild, PDF, Word usw.), um sofort ein vollständiges Kandidatenprofil in der Software zu erhalten. 

Es ist ein praktisches und wichtiges Werkzeug, um Zeit zu sparen und das Fehlerrisiko zu minimieren. 

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Kandidatenfilterung und -rangfolge 

Die ATS-Software ermöglicht es Ihnen, dank erweiterter Filter wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Lebenslauf, früherer Austausch (auch wenn dieser mehr als sechs Monate zurückliegt), Qualifikationsnote usw.

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Vollständige Kandidatenverfolgung in jeder Phase 

Im Verlauf der Vorstellungsgespräche hinterlässt das Recruiting-Team im Bewerbermanagementsystem (ATS) Notizen und Bewertungen

Hinweis: Einige ATS-Softwarelösungen bieten auch die Möglichkeit, eine Willkommens-E-Mail vom Team zu versenden, die alle für die Einstellung notwendigen Dokumente enthält (Vertrag, Ausweispapiere, Versicherung usw.).

Wie Sie wahrscheinlich schon bemerkt haben , wird der Rekrutierungsprozess dank einer ATS-Software von Anfang bis Ende vereinfacht . Die Benutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung des Tools ermöglichen es jedem Ihrer Mitarbeiter, sich schnell damit vertraut zu machen. Warten Sie also nicht länger!

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Teilen Sie die Kandidatendatenbank mit Ihrem Team.

Durch die übersichtliche Strukturierung der Informationen behalten Sie stets den Überblick über alle Kandidaten . Diese Informationen können Sie problemlos mit Ihrem gesamten Team teilen, das dann Zugriff auf alle Kandidatennotizen hat.

‍Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ist der Schlüssel zur erfolgreichen Zusammenarbeit von Personalberatern! Es gewährleistet Transparenz zwischen den verschiedenen Personalberatern und spart dem gesamten Unternehmen Zeit. 

‍Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ermöglicht es Ihnen außerdem, die Historie jedes Kandidaten im Zeitverlauf zu verfolgen. So können Sie die Kandidatenbindung stärken und Ihre Ansprache personalisieren! Wenn Sie beispielsweise einen Kunden kontaktieren, den ein Kollege zuvor wegen einer anderen Position kontaktiert hat, können Sie das Gespräch von Anfang an individuell gestalten und Ihr Interesse zeigen.

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Chancengleichheit, ein wichtiges Merkmal

Auch hier bietet Ihnen Marvin künstliche Intelligenz, um Zeit zu sparen! Dank unserer KI können Sie automatisch passende Kandidaten für Ihre Stellenanzeige finden . Ganz einfach!

‍Erstellen Sie einfach Ihre Stellenanzeige, klicken Sie auf den Link „Stellenmarketing“ und Sie erhalten automatisch eine Liste qualifizierter Kandidaten aus dem Bewerbermanagementsystem (ATS). So können Sie schnell die Profile kontaktieren, die am besten zu Ihrer Stellenanzeige passen. 

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Prozesse mit wenigen Klicks verwalten

Marvin ist sowohl ein Bewerbermanagementsystem (ATS) als auch ein CRM-System . Daher können Sie Ihren gesamten Rekrutierungsprozess problemlos direkt in der Anwendung verwalten.

Passen Sie dazu einfach Ihr Tracking-Board an. Damit Sie nichts vergessen, können Sie mit wenigen Klicks Aufgabenerinnerungen planen und Ihre Kandidaten in übersichtliche, visuelle und benutzerfreundliche Boards einordnen. 

‍Die Marvin-Software ermöglicht es Ihnen sogar, die potenziellen Einnahmen aus Ihren Rekrutierungen zu analysieren. 

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Visualisieren Sie die Leistung der Personalvermittler

Ein Ihre Performance täglich in Echtzeit ? Marvin macht es möglich! Mit dem ATS behalten Sie die Anzahl der Qualifikationen, der gewonnenen Partner und der veröffentlichten Angebote in Echtzeit im Blick!

‍Mit einem Bewerbermanagementsystem (ATS) wie Marvin können Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) wie die Anzahl der kontaktierten Kandidaten im Vergleich zur Anzahl der Kandidaten im Bewerbungsprozess und der Anzahl der an Kunden vermittelten Kandidaten jederzeit und in Echtzeit verfolgen! Sie können außerdem die Anzahl der online geschalteten Stellenanzeigen im Vergleich zur Anzahl der kontaktierten Unternehmen stets im Blick behalten. 

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Schafft eine Herausforderung innerhalb der Teams

‍Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ermöglicht Ihnen auch die Optimierung der Teamleistung! So können Sie nicht nur auf die vollständige Historie jedes Recruiters zugreifen, sondern auch das Dashboard Ihrer Kollegen einsehen und Ihre Leistung im Vergleich zum Rest des Unternehmens bewerten. 

‍Es ist sogar möglich, Ranglisten so zu konfigurieren, dass sie alle Teams motivieren. 

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Effektive Integrationen

Eine ATS-Software erleichtert Ihr Projektmanagement dank zahlreicher Integrationen, beispielsweise mit dem Google Kalender oder sogar Slack (in Kürze auch mit Marvin!).

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3 Gründe, warum Ihr Unternehmen in ATS-Software investieren sollte

Müssten wir nur drei Vorteile der Verwendung einer ATS-Software nennen (es gäbe noch viele weitere), wären dies die folgenden: Zeitersparnis, Kostenersparnis und Steigerung der Rekrutierungsqualität.

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Eine entscheidende Zeitersparnis

Der Hauptvorteil eines automatisierten Bewerberverfolgungssystems besteht natürlich darin, dass es im Vergleich zu herkömmlichen Bewerbungsbearbeitungs- und Einstellungsverfahren viel Zeit

Im Durchschnitt sind 75 bis 88 % der eingegangenen Lebensläufe für die Stelle ungeeignet. Die Suche nach qualifizierten Kandidaten in der Datenbank spart Zeit und ermöglicht eine effizientere Kandidatensuche.  

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Kurz- und langfristige finanzielle Gewinne

Zeit ist Geld! Tatsächlich führt die Zeitersparnis durch eine ATS-Software letztendlich zu Kosteneinsparungen . Ihre HR-Teams können mit weniger Personal mehr erreichen!

Aber das ist noch nicht alles! Heutzutage lange und mühsame Rekrutierungsprozesse die Finanzen eines Unternehmens auf vielfältige Weise.

Fehlt Ihnen ein Grafikdesigner und die Suche dauert schon fünf Monate? Greifen Sie in der Zwischenzeit auf überteuerte Freelancer -Dienste ? Finden Sie immer noch nicht den Richtigen? Am Ende zahlen Sie Plattformen für die Bewerbung Ihrer Stellenanzeige und nehmen an teuren Messen und Veranstaltungen teil.

Kurz gesagt, aus all diesen offensichtlichen Gründen wird die Verwendung einer ATS-Software Ihrem Unternehmen mit Sicherheit finanzielle Vorteile bringen.

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Das Versprechen einer qualitativ hochwertigen Personalbeschaffung 

Die Rekrutierung von Mitarbeitern über einen automatisierten Prozess mithilfe einer ATS-Software wird aus zwei Gründen zwangsläufig eine höhere Qualität aufweisen als ein "traditioneller" Prozess.

Der erste Vorteil besteht darin, dass sich Ihre Personalberater auf die eigentliche Arbeit konzentrieren . Wenn sie mit administrativen Kleinigkeiten überlastet sind, fehlt ihnen die Zeit, sich eingehender mit den Profilen der Kandidaten auseinanderzusetzen oder persönliche Beziehungen zu ihnen aufzubauen. Diese wertvollen Tätigkeiten sind jedoch für eine optimale Personalbeschaffung unerlässlich.

Zweitens verbessert der Einsatz eines Bewerbermanagementsystems (ATS) auch die Candidate Experience . Da Sie so stets über den Status jedes Bewerbers im Bewerbungsprozess informiert sind, minimiert die automatisierte Nachverfolgung das sogenannte „schwarze Loch“ – also die Zeit, in der Bewerber keine Rückmeldung von Arbeitgebern erhalten.

Die Erfahrungsberichte sprechen für sich: Für potenzielle zukünftige Mitarbeiter ist nichts schlimmer als ein undurchsichtiger Bewerbungsprozess . Lange E-Mail-Wechsel zur Vereinbarung eines Vorstellungsgesprächs und fehlende Informationen über den Stand ihrer Bewerbung schrecken talentierte Fachkräfte regelmäßig ab, die sich dann lieber anderweitig umsehen.

Zufriedene Kandidaten und von unnötigen Aufgaben befreite Personalvermittler führen zwangsläufig zu einer Verbesserung der Gesamtqualität Ihres Rekrutierungsprozesses .

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ATS gegen Excel, Spielende? 

Heute haben fast 70 % der Unternehmen ihre Tabellenkalkulationen zugunsten eines IT-Tools für die Personalbeschaffung aufgegeben. Und das zu Recht, angesichts der zahlreichen Einschränkungen des alten Systems, die die Qualität der Personalbeschaffung im Unternehmen beeinträchtigen.

Zunächst müssen Sie bei der „traditionellen“ Methode eine solide Tabellenkalkulation erstellen und diese dann auch verwenden können. Excel ist zwar für bestimmte Aufgaben sehr nützlich, aber ein komplexes Werkzeug , und eine solche Tabellenkalkulation erfordert die Implementierung von VBA-Makros, Formelzeilen oder Code, den nur wenige Ihrer Kollegen beherrschen werden . 

Als nächstes wird Ihre Tracking-Tabelle manuell ausgefüllt und kann nicht automatisch mit einem E-Mail-Posteingang, einer Webplattform oder auch den Kalendern Ihrer Personalvermittler interagieren.

eine Vielzahl zeitaufwändiger Aufgaben erledigen müssen (E-Mails versenden, Vorstellungsgespräche führen, SMS austauschen, Tabellenkalkulationen ausfüllen usw.), die sie von ihrer eigentlichen Rolle als Personalmanager ablenken.

Durch die Automatisierung dieser Aufgaben ersparen Sie Ihren Mitarbeitern die Mühe komplexer Excel-Tabellen und weiterer Aufgaben. Diese veralteten Rekrutierungsmethoden mit Tabellenkalkulationen und E-Mail-Ketten genügen den Anforderungen des heutigen schnelllebigen und wettbewerbsintensiven Arbeitsmarktes nicht mehr.

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Abschluss

Jetzt wissen Sie, wofür eine ATS-Software , für wen dieses Tool gedacht ist und wie es funktioniert.

Die zahlreichen Vorteile einer automatisierten Personalbeschaffung verdeutlichen die Veralterung aktueller Methoden und die Notwendigkeit, schnellstmöglich ein Bewerbermanagementsystem (ATS) einzuführen. Besuchen Sie die von Marvin Recruiter und fordern Sie ein Angebot an!

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