Excel-Tabelle vs. ATS: Was ist die richtige Wahl?
Im Durchschnitt gehen auf jede Stellenanzeige 250 Lebensläufe ein. Von diesen Bewerbern werden 4 bis 6 zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, und nur einer erhält die Stelle. Daher ist es unerlässlich, alle Bewerber , ihre Bewertungen, den Zeitplan und die Ergebnisse zu organisieren und zu dokumentieren.
Excel eignet sich hervorragend zum Speichern und Sortieren relativ einfacher Daten und kann mit fortgeschrittenen Kenntnissen noch viel mehr. Doch kann es den Anforderungen moderner Personalverantwortlicher ? Mit dem Aufkommen von Bewerbermanagementsystemen (ATS) scheint dies nicht mehr der Fall zu sein. Excel vs. ATS : Welches System wird sich durchsetzen?
Was ist ein ATS?
Was ist ein ATS?
Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ist eine Software, die den Rekrutierungs- und Einstellungsprozess verwaltet , einschließlich Stellenanzeigen und Bewerbungen. Es organisiert Informationen über Bewerber und macht diese durchsuchbar.
Wie der Name schon sagt, verfolgt ein ATS (Attentatsmanagementsystem) Kandidaten während des gesamten Einstellungsprozesses . Es hilft bei der Planung von Vorstellungsgesprächen, versendet Benachrichtigungen und Warnmeldungen und verschickt automatisierte E-Mails an Kandidaten und Mitarbeiter, wie z. B. Personalverantwortliche und Einstellungsmanager.
Diese Systeme sind jedoch weit mehr als nur Organisationshilfen. Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) dient auch dazu, Bewerbungen zu sortieren und die besten Kandidaten zu empfehlen. Es kann zudem nach Schlüsselwörtern suchen oder KI-ähnliche Algorithmen einsetzen, um die Kandidaten genauer zu analysieren. Ziel ist es, den Bewerbungsprozess zu beschleunigen.
Personalverantwortliche können mithilfe des Bewerbermanagementsystems (ATS) Kandidaten vorselektieren und deren Fortschritt im Einstellungsprozess verfolgen. Durch die Digitalisierung des Einstellungsprozesses sparen Arbeitgeber mit einem ATS Zeit und Geld.
Wie funktionieren ATS?
Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung jedes einzelnen Schritts im Rekrutierungsprozess – von der Erstellung der Stellenanzeige bis hin zum Stellenangebot . Das ATS erfasst alle Aktivitäten rund um den Kandidaten.
Folgende Schritte sind typisch für einen Rekrutierungsprozess:
- Die Stellenbewerbung wird im System erstellt und gegebenenfalls genehmigt.
- Die Stellenausschreibung erfolgt an einem oder mehreren Orten , unter anderem intern für die Mitarbeiter, auf der Website des Unternehmens und auf externen Jobportalen.
- Bewerber bewerben sich auf die Stelle . Sie müssen möglicherweise Fragen zum Arbeitsinhalt beantworten, beispielsweise zu ihrer Berufserfahrung und Ausbildung. Einige Bewerbermanagementsysteme (ATS) können so konfiguriert werden, dass Bewerber aufgrund ihrer Antworten auf bestimmte Fragen automatisch abgelehnt werden.
- Das ATS kann Lebensläufe analysieren und neue Bewerbungen bei deren Eingang nach Rang ordnen.
- Gleichzeitig nimmt ein Headhunter Kontakt zu den Kandidaten auf . Dank des ATS kann er alle Kandidatendaten automatisch von LinkedIn in ein einziges Softwareprogramm herunterladen, auf das Personalvermittler Zugriff haben.
- Der Personalvermittler sichtet die Bewerbungen im System und wählt die Kandidaten aus, die weiterverfolgt werden sollen.
- mit dem Personalvermittler, dem einstellenden Manager und gegebenenfalls weiteren Personen geführt werden
- Sobald der bevorzugte Kandidat ausgewählt ist, nutzt der Personalvermittler in der Regel das Bewerbermanagementsystem (ATS), um dem Kandidaten das Angebot zu übermitteln .
- Wenn der Kandidat das Angebot annimmt , stehen ihm die Empfangsfunktionen des Bewerbermanagementsystems zur Verfügung. Er kann Richtlinien lesen und digital unterzeichnen, Online-Formulare ausfüllen und mehr über das Unternehmen erfahren.
Vor- und Nachteile eines Bewerbermanagementsystems (ATS) im Vergleich zu Excel
10 Vorteile einer ATS-Software
→ 1. Weniger administrative Aufgaben , die Ressourcen verbrauchen und Zeit verschwenden.
Die Verwaltung des täglichen Rekrutierungsprozesses mit dem richtigen ATS bedeutet, dass Sie viel weniger Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben wie Kopieren, Einfügen, Suchen, Speichern und Sichern verbringen müssen.
→ 2. Ein ATS ermöglicht es Ihnen , Talente zu entwickeln und langfristigen Wert aus Ihrem Kandidatenpool zu gewinnen.
In früheren Anträgen finden sich zwar noch wertvolle Informationen, doch vergraben in Tabellenkalkulationen und E-Mail-Postfächern verlieren sie jeglichen Wert.
→ 3. Sie ermöglicht die Entwicklung einer fundierten Einstellungsstrategie .
Mit unterschiedlichen Systemen ist es schwierig, langfristige, datengestützte Entscheidungen für die zukünftige Personalbeschaffung zu treffen. Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ermöglicht Ihnen durch seine Analysetools für die Personalbeschaffung die Implementierung eines einheitlichen Prozesses.
→ 4. Die Einstellungsfrist wird verkürzt.
Die Einstellungsdauer ist eine wichtige Kennzahl für die Effektivität des Recruitings und ein aussagekräftiger Indikator für die Leistungsfähigkeit eines Recruiting-Teams. Durch die Automatisierung bisher manuell durchgeführter Aufgaben wird der Prozess von der Bewerbung bis zur Einstellung beschleunigt und kostengünstiger gestaltet.
→ 5. Die Erfahrung des Kandidaten entspricht ihren Erwartungen .
Ein umfassendes, integriertes Managementsystem bietet einen transparenten, informativen und fundierten Prozess für Arbeitssuchende und Bewerber.
→ 6. Die Arbeitgebermarke wird gestärkt
Eine positive Candidate Experience stärkt den Ruf Ihres Unternehmens und wirkt sich positiv auf Ihren Geschäftserfolg . Unternehmen mit starken Marken haben geringere Einstellungskosten und ziehen qualifiziertere Kandidaten an.
→ 7. Automatisierte Stellenanzeigen sind effizient und schnell.
Das automatische Veröffentlichen von Stellenangeboten auf Kleinanzeigenportalen und in sozialen Medien spart Ihnen Zeit, reduziert Ihren Verwaltungsaufwand und bietet mehr Erfolgsgarantie.
→ 8. Hochwertige Kandidaten lassen sich leichter ansprechen.
Es ist nun einfach nachzuvollziehen, wo sich Kandidaten im Einstellungsprozess befinden, und dadurch geht keiner verloren. Häufige und umfassende Kommunikation sorgt für anhaltendes Interesse der Kandidaten.
→ 9. Die Einhaltung wird aufrechterhalten
Mit einem standardisierten Ansatz und spezialisierten Tools für Hintergrundüberprüfungen ist es einfacher, die sensiblen Daten der Kandidaten zu schützen und nachzuweisen, dass Sie die Datenschutzgesetze und -vorschriften einhalten.
→ 10. Die Zusammenarbeit innerhalb des Teams ist stärker.
Bei der Personalbeschaffung ist ein gruppenorientierter Ansatz einfacher umzusetzen, da so geschlossenes und effektives Rekrutierungsteam mit gemeinsamem Zugriff auf alle relevanten Informationen und Kommunikationswege werden
3 Gründe, warum Excel für die Personalbeschaffung ungeeignet ist
- Datenspeicherung, -präsentation und -abruf
Excel kann riesige Mengen einfacher Daten speichern. Die Datenmenge an sich ist nicht das Problem; vielmehr schränken die Art der Daten, deren Darstellung und die Suchfunktionen die Möglichkeiten von Personalverantwortlichen ein.
Wer mit Excel arbeitet, muss zwischen verschiedenen Programmen wechseln und über ein äußerst gut organisiertes Ablagesystem verfügen, um den Verlust wichtiger Informationen zu vermeiden.
Mit der Registrierung neuer Kandidaten sammeln sich die Daten rasant an, und es wird zunehmend schwieriger, das zu finden, was man braucht, wann man es braucht.
- Zusammenarbeit und Vertraulichkeit
jeweils nur von einem Benutzer bearbeitet werden können . Dokumente, die aus der Cloud heruntergeladen, geändert und anschließend wieder im Netzwerk gespeichert werden, führen häufig zu Datenverlust , da die Änderungen des Benutzers überschrieben werden.
Manchmal möchten Sie bestimmte Daten vor ausgewählten Benutzern verbergen. In Excel können Sie einzelne Tabellenblätter mit einem Passwort schützen, dies garantiert jedoch keine Datensicherheit. Das kann problematisch sein, wenn Sie in Excel sensible Informationen speichern.
- Integrationen und Arbeitsabläufe
Wenn Sie Excel zur Datenspeicherung verwenden, nutzen Sie wahrscheinlich auch ein Textverarbeitungsprogramm zum Anfertigen von Notizen sowie eine Kalender- E-Mail- Anwendung zur Verwaltung der Kommunikation.
Je häufiger Sie zwischen verschiedenen Softwareprogrammen wechseln, desto mehr Zeit verschwenden Sie . Im Zuge der Weiterentwicklung des Recruitings werden Sie zunehmend auf mehrere Anwendungen angewiesen sein. Dies führt zu einem unzusammenhängenden und komplexen Arbeitsablauf und erhöht somit die Fehlerwahrscheinlichkeit.
Excel ist eine hervorragende Anwendung mit vielen Einsatzmöglichkeiten in der Geschäftswelt, aber sie ist nicht für die Arbeitsabläufe im modernen Recruiting ausgelegt.
Marvin ATS, warum ist das praktisch?
Marvin Recruiter eignet sich ideal zur Unterstützung von Rekrutierungsaktivitäten.
Dank KI können Kandidaten, die über die Plattform vorgeschlagen werden, mit einem Klick hinzugefügt werden, was viel Zeit bei der Kandidatensuche . Die erweiterte Suche in der Datenbank ermöglicht eine intelligentere und zielgerichtetere Kandidatensuche, um qualitativ hochwertigere Unterstützung zu bieten.
Andererseits erleichtert der Workflow die Organisation des Arbeitstages, indem er die zu kontaktierenden Kandidaten zentral an einem Ort bündelt, ohne sie mit anderen Informationen zu überladen. Alles, was ein Recruiter benötigt, befindet sich auf einer einzigen Plattform: Statistiken, Prozessverfolgung und ein Kandidatenpool.
Das Team von Marvin Recruiter steht Ihnen außerdem zur Verfügung, um die Plattform so weit wie möglich an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Aus Managementperspektive ermöglicht mir das Tool, die Gesamt- und Einzelleistung meines Teams zu verfolgen , um sicherzustellen, dass jeder Verkäufer seine Ziele erreicht.
Abschluss
Obwohl Excel eine hervorragende Anwendung mit vielfältigen Einsatzmöglichkeiten in der Geschäftswelt ist, ist sie nicht für die Arbeitsabläufe im modernen Recruiting ausgelegt.
Ähnlich wie Marvin Recruiter gibt es zahlreiche Lösungen, die Recruiting-Software für Personalverantwortliche entwickeln. Diese Bewerbermanagement- Systeme (ATS) ermöglichen die Verwaltung des gesamten Rekrutierungsprozesses über ein einziges, hochintegriertes System.
Dank Funktionen wie der Automatisierung wichtiger Aufgaben, der intelligenten Lebenslaufanalyse, der Anbindung an soziale Netzwerke und Jobportale, der leistungsstarken LinkedIn-Integration und der bidirektionalen E-Mail-Verwaltung haben ATS ihre Effektivität und Kosteneffizienz unter Beweis gestellt.
Marvin Recruiter- Lösung , um sich Ihre eigene Meinung zu Excel vs. ATS !
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