Funktionales Organigramm: Leitfaden für Präsentation und Erstellung

Warum und wie erstellt man ein funktionales Organigramm? Dieser Artikel erklärt detailliert die Schritte zur Erstellung und Optimierung Ihrer internen Struktur und Hierarchie mithilfe moderner Tools und geeigneter Software. Dies unterstützt Sie bei der Umsetzung einer dynamischen und digitalen Strategie zur Optimierung Ihrer Organisationsstruktur.

Definition und Probleme

Was ist ein funktionales Organigramm?

Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der Unternehmensstruktur. Funktional betrachtet verdeutlicht es die Verteilung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben auf die verschiedenen Abteilungen und Funktionen. Mit diesem Tool zur Erstellung von Organigrammen lässt sich ein übersichtliches und präzises Organigramm erstellen, wodurch die Visualisierung der Organisation und das Verständnis der internen Hierarchie erleichtert werden.

In der Praxis nimmt ein funktionales Organigramm häufig die Form eines hierarchischen Diagramms oder einer schematischen Darstellung an, die den internen Kommunikationsfluss und die Funktionsverteilung innerhalb der Organisation detailliert darstellt. Es dient als Leitfaden für die Erstellung eines Organigramms, das auch die Prozessabbildung und die Identifizierung wichtiger Optimierungsbereiche innerhalb der Organisationsstruktur ermöglicht.

Welchen Zweck hat ein funktionales Organigramm?

Der Wert eines funktionalen Organigramms liegt in seiner Fähigkeit, die Struktur und Hierarchie des Unternehmens zu verdeutlichen. Es ermöglicht die digitale und interaktive Visualisierung der Verteilung von Verantwortlichkeiten und Rollen und erleichtert so die Führung und Kommunikation innerhalb des Teams. Dank dieses Organigramms können Unternehmen schnell Bereiche für die Zusammenarbeit und die Neudefinition von Aufgaben identifizieren und dadurch ihre internen Prozesse insgesamt optimieren.

Darüber hinaus spielt das funktionale Organigramm eine strategische Rolle in der Mitarbeiterschulung und der Organisationsentwicklung. Es dient als Grundlage für die Aufgabenverteilung und veranschaulicht die Organisationsstruktur. Kurz gesagt, es bietet einen Leitfaden und einen Maßstab zur Messung der Effektivität der internen Struktur.

Die verschiedenen Arten von Organigrammen

Es gibt drei Haupttypen von Organigrammen:

• Das hierarchische Organigramm stellt die Befehlskette vertikal dar und zeigt übersichtlich die Managementstruktur und die Autoritätsverhältnisse.
• Das Matrix-Organigramm beinhaltet eine duale Struktur, in der die Mitarbeiter sowohl nach Funktion als auch nach Projekt gruppiert werden, wodurch Flexibilität und Zusammenarbeit in einem komplexen Umfeld erleichtert werden.
• Das horizontale oder flache Organigramm wird im Allgemeinen in kleinen Unternehmen entwickelt, in denen es kein mittleres Management gibt. Es veranschaulicht eine relative Gleichstellung der Mitarbeiter.

Erstellen Sie Schritt für Schritt ein funktionales Organigramm

Funktionen und Dienstleistungen identifizieren

Die Erstellung eines funktionalen Organigramms beginnt mit der Identifizierung aller Funktionen, Dienstleistungen und Abteilungen Ihres Unternehmens. Die klare Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten jeder Dienstleistung ist unerlässlich für eine sinnvolle Aufgabenteilung. Beispielsweise kann es in einer Personalagentur hilfreich sein, zwischen der Personalabteilung, der Kommunikationsabteilung und der Abteilung für digitales Marketing zu unterscheiden.

Diese Phase umfasst eine detaillierte Analyse der internen Prozesse und kann Managementtrainings sowie Benchmarks der Organisationsstruktur heranziehen, um einen Vergleich mit anderen Unternehmen zu ermöglichen. Dieser Schritt ist entscheidend, da er die Grundlage für die Definition des hierarchischen Organisationsplans bildet.

Informationen sammeln und melden

Sobald die Funktionen identifiziert sind, müssen alle Informationen zu jeder Funktion und Dienstleistung erfasst und dokumentiert werden. Dies umfasst die Datenerhebung zu Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Kommunikationsabläufen und Interaktionen zwischen Abteilungen.

Um dies zu erreichen, können Tools wie Tabellenkalkulationsprogramme oder Managementsoftware verwendet werden, um diese Daten zentral zu importieren und zu indizieren. Ziel ist es, eine Konfiguration zu schaffen, die eine übersichtliche Visualisierung aller internen Prozesse ermöglicht.

Ein Unternehmen kann beispielsweise Workshops organisieren, um Informationen aus jeder Abteilung zu sammeln und diese Daten dann nutzen, um eine grafische Darstellung seiner Organisationsstruktur zu erstellen.

Erstellen Sie ein übersichtliches Organigramm

Die Erstellungsphase umfasst die Gestaltung eines Organigramms, das übersichtlich, optisch ansprechend und interaktiv sein muss. Hierfür empfiehlt sich die Verwendung einer Organigramm-Software oder eines Diagramm-Erstellungstools wie Microsoft Visio, Canva, Lucidchart, Visme oder Creately.

Ziel ist es, ein hierarchisches Organigramm zu erstellen, das die Verteilung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben visuell darstellt. Die Verwendung von Organigrammvorlagen oder firmeneigenen Organigrammmodellen ermöglicht die standardisierte Erstellung eines funktionalen Organigramms und führt somit zu schnelleren und effizienteren Schulungen.

Ein gutes Organigramm sollte auch Elemente der funktionalen Organigrammgestaltung beinhalten, die die Visualisierung der Organisation und das Verständnis des internen Kommunikationsflusses erleichtern.

Validierung, Verteilung und Aktualisierung

Sobald Ihr funktionales Organigramm erstellt ist, ist es unerlässlich, es mit den Führungskräften und Teams abzustimmen, um sicherzustellen, dass die Rollenverteilung und die Struktur die Organisation korrekt widerspiegeln. Dieser Schritt ermöglicht es Ihnen, etwaige Unstimmigkeiten zu erkennen und die notwendigen Korrekturen vorzunehmen.

Nach der Validierung muss das Organigramm intern, digital oder in gedruckter Form, verbreitet werden, um als Managementleitfaden und Benchmark für die Organisationsstruktur zu dienen. Wichtig ist außerdem die Implementierung eines automatischen Aktualisierungsprozesses, um sicherzustellen, dass das Organigramm bei organisatorischen Änderungen stets aktuell ist.

Dieser Schritt kann durch kollaborative Tools unterstützt werden, die es jedem Teammitglied ermöglichen, Änderungen zu melden und so eine dynamische und optimierte Konfiguration Ihres Organigramms zu gewährleisten.

Werkzeuge und Vorlagen zur Erstellung eines funktionalen Organigramms

Die Werkzeuge

Für die Erstellung eines funktionalen Organigramms stehen zahlreiche Tools und Softwareprogramme zur Verfügung. Einfache Programme wie Word oder Excel eignen sich für die Erstellung eines Basisdiagramms, allerdings ist hierfür eine Lizenz erforderlich. Kostenlose Tools wie Google Slides und Google Sheets ermöglichen das Einfügen und Anpassen von Diagrammen nach Ihren Wünschen.

Für anspruchsvollere Anforderungen bieten spezialisierte Softwarelösungen wie Microsoft Visio, Canva, Lucidchart, Visme und Creately eine Vielzahl funktionaler Organigramm-Designs.

Diese Werkzeuge erleichtern die Funktionsabbildung und die Konfiguration eines Funktionsdiagramms, indem sie Vorlagen und Modelle anbieten, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Die Modelle

Viele Websites bieten herunterladbare oder anpassbare Vorlagen für Organigramme an. Hier finden Sie außerdem einige Beispiele für funktionale Organigramme, basierend auf der Unternehmensart.

In den meisten Fällen weist ein Organigramm eines Unternehmens folgende Struktur auf:

• CEO
• Stellvertretender Generaldirektor
• Abteilungsleiter
• Manager
• Mitarbeiter

Diese Beispiele für funktionale Organigramme dienen als Leitfaden für die Erstellung eines Organigramms, indem sie eine vordefinierte Struktur bieten, die an Ihre Organisation angepasst werden kann. Sie ermöglichen es Ihnen, die Verteilung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben übersichtlich und strukturiert darzustellen.

Online verfügbare Organigrammvorlagen können heruntergeladen und an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. So erstellen Sie eine sowohl ästhetisch ansprechende als auch funktionale Organisationsstruktur. Diese Art von Organigrammvorlage eignet sich besonders gut als Inspirationsquelle und für Schulungen zur Erstellung von Organigrammen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Welche drei Arten von Organigrammen gibt es?

Die drei Hauptformen von Organigrammen sind: das hierarchische Organigramm, das die kaskadierende Struktur mit klaren Ebenen darstellt, das Matrix-Organigramm, das Funktionen und Projekte kombiniert, um die Zusammenarbeit innerhalb des Teams zu fördern, und das horizontale Organigramm, das eine flache Struktur und die direkte Kommunikation zwischen den Mitgliedern begünstigt.

Ist ein Organigramm in einem Unternehmen Pflicht?

Obwohl ein hierarchisches Organigramm rechtlich nicht vorgeschrieben ist, wird es dringend empfohlen, um die Organisationsstruktur zu verdeutlichen und das interne Management zu verbessern. Es ist ein wertvolles Instrument für die Mitarbeiterschulung und die Umsetzung einer effektiven Organisationsmanagementstrategie.

Wie lässt sich ein funktionales Organigramm an Veränderungen in der Organisation anpassen?

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist ein automatisches Aktualisierungssystem und ein kollaborativer Workflow unerlässlich, der es dem Team ermöglicht, Änderungen zu melden. Interaktive, digitale Software visualisiert die Hierarchie und erlaubt Anpassungen der Organigrammkonfiguration an interne Entwicklungen. Dies ist ein praktisches Beispiel für die Optimierung der Organisationsstruktur und trägt zu einer dynamischen Organisationsmanagementstrategie bei.