Hierarchisches Organigramm: Präsentations- und Erstellungsleitfaden

Dieser Artikel erklärt, wie Sie ein übersichtliches und effektives Organigramm erstellen und implementieren, um Ihre interne Struktur zu visualisieren und Ihr Teammanagement zu optimieren. Wir behandeln die Definition, die Herausforderungen und die Methoden zur Erstellung eines hierarchischen Organigramms und gehen detailliert auf jede Phase des Prozesses ein.

Definition und Probleme

Was ist ein hierarchisches Organigramm?

Ein Organigramm ist ein Diagramm, das die Hierarchie eines Unternehmens grafisch darstellt. Es verdeutlicht die Organisation und Struktur des Unternehmens, indem es die Verteilung von Verantwortlichkeiten und Rollen auf verschiedenen Ebenen veranschaulicht. Dieses Diagramm entspricht einem hierarchischen Organisationsplan, der die Befehlsketten und den internen Kommunikationsfluss definiert.

Welchen Zweck hat ein hierarchisches Organigramm?

Der Hauptvorteil eines hierarchischen Organigramms liegt in der übersichtlichen Darstellung der Unternehmensstruktur. Durch die klare Darstellung der verschiedenen Managementebenen und der Aufgabenverteilung erleichtert es die Entscheidungsfindung und ermöglicht ein effektiveres Management. Zudem erlaubt es die schnelle Identifizierung von Schlüsselpositionen und Personalbedarf.

Darüber hinaus unterstützt ein gut gestaltetes Organigramm die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, indem es ihnen die internen Kommunikationswege und die Unternehmensstruktur übersichtlich darstellt. Es dient als Vergleichsgrundlage für andere Organigramme und ermöglicht so die Optimierung der Verteilung von Verantwortlichkeiten und Rollen.

Worin besteht der Unterschied zwischen einem hierarchischen Organigramm und einem funktionalen Organigramm?

Obwohl beide Begriffe die grafische Darstellung einer Organisation bezeichnen, konzentriert sich ein hierarchisches Organigramm primär auf die Struktur und die Befehlskette und zeigt die Management- und Unterordnungsebenen deutlich auf. Es verdeutlicht die Verteilung der Verantwortlichkeiten und die Organisationsstruktur innerhalb des Unternehmens.

Im Gegensatz dazu konzentriert sich ein funktionales Organigramm auf die Funktionen und Abteilungen innerhalb der Organisation und stellt detailliert dar, wie die verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten verteilt sind. Das hierarchische Diagramm dient daher eher der Visualisierung der Hierarchie und des Managements, während das funktionale Organigramm die Verteilung der Funktionen und die Optimierung der Organisationsstruktur nach Abteilungen hervorhebt.

Leitfaden zur Erstellung eines hierarchischen Organigramms

Managementebenen identifizieren

Der erste Schritt bei der Erstellung eines hierarchischen Organigramms besteht darin, die Managementebenen Ihres Unternehmens klar zu identifizieren. Es ist wichtig, die Rollen und Verantwortlichkeiten jeder Abteilung zu definieren, um ein schlüssiges System zu schaffen. In einem großen Unternehmen würden Sie beispielsweise zwischen Abteilungen wie Personalwesen, Finanzen, Marketing und Produktion unterscheiden. Dieser Schritt basiert auf einer Stellenbeschreibung, die als Grundlage für Ihren hierarchischen Organigrammplan dient.

Informationen sammeln und melden

Sobald die Funktionen identifiziert sind, müssen alle Informationen zu jeder Rolle und Verantwortung erfasst werden. Dazu gehört das Auflisten der Aufgaben, Kommunikationswege und Interaktionen zwischen den verschiedenen Abteilungen. Zur Erfassung und zentralen Speicherung dieser Daten können Tabellenkalkulationsprogramme oder Managementsoftware verwendet werden.

Durch die Implementierung eines Datenimport- und Indexierungsprozesses erhalten Sie eine präzise grafische Darstellung Ihrer Organisation. Eine systematische Datenerfassung und Berichtserstellung ist unerlässlich, um die Leistungsfähigkeit Ihres hierarchischen Organigramms sicherzustellen.

Erstellen Sie ein übersichtliches Organigramm

Die Erstellungsphase umfasst die Gestaltung eines übersichtlichen und leicht verständlichen Organigramms. Ein gutes Organigramm sollte ein dynamisches und interaktives Layout aufweisen, das die Visualisierung der Hierarchie und der internen Kommunikationswege ermöglicht. Beispielsweise hilft ein gut gestalteter hierarchischer Organigramm den Teammitgliedern, die Verteilung der Verantwortlichkeiten und Rollen innerhalb des Teams schnell zu erfassen.

Validierung, Verteilung und Aktualisierung

Der letzte Schritt besteht darin, Ihr Organigramm mit den Führungskräften und Teams abzustimmen, um sicherzustellen, dass die Struktur die Organisation korrekt widerspiegelt. Nach der Abstimmung sollte das Organigramm intern – digital oder in gedruckter Form – verteilt werden, um die Kommunikation und das Management im Team zu verbessern.

Es ist außerdem wichtig, einen automatisierten Aktualisierungsprozess zu implementieren, um sicherzustellen, dass das Organigramm aktuell bleibt und Änderungen in der Unternehmensstruktur widerspiegelt. Regelmäßige Validierung und ein kollaborativer Workflow gewährleisten die kontinuierliche Optimierung Ihres Organigramms.

Werkzeuge und Vorlagen zur Erstellung eines hierarchischen Organigramms

Die Werkzeuge

Es gibt zahlreiche Tools zur Erstellung von Organigrammen. Sie können mit einfachen Programmen wie Word oder Excel beginnen, mit denen Sie ein einfaches Diagramm zeichnen können. Für eine digitalere und interaktivere Visualisierung bieten Lösungen wie Microsoft Visio, Canva, Lucidchart, Visme oder Creately erweiterte Funktionen.

Diese Softwareprogramme bieten Vorlagen für hierarchische Organigramme und Unternehmensorganigrammmodelle, die Ihnen helfen, den Erstellungsprozess zu standardisieren und eine grafische Darstellung der Hierarchie zu erstellen, die Ihren Anforderungen entspricht. Sie erleichtern außerdem die Indizierung und Zuordnung von Funktionen und ermöglichen so die Konfiguration eines optimalen Funktionsdiagramms.

Die Modelle

Die Verwendung von Modellen und Vorlagen beschleunigt die Erstellung eines hierarchischen Organigramms. Im Allgemeinen enthält ein Unterordnungsdiagramm die folgenden Positionen in Form einer Pyramide oder eines Baums:

• CEO
• Stellvertretender Generaldirektor
• Abteilungsleiter
• Manager
• Mitarbeiter

Diese Beispiele für hierarchische Organigramme dienen als Leitfaden für die Erstellung eines Organigramms, indem sie eine vordefinierte Struktur bieten, die an Ihre Organisation angepasst werden kann. Sie ermöglichen es Ihnen, die Verteilung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben übersichtlich und strukturiert darzustellen.

Online verfügbare Organigrammvorlagen können heruntergeladen und an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. So erstellen Sie eine sowohl ästhetisch ansprechende als auch funktionale Organisationsstruktur. Diese Art von Organigrammvorlage eignet sich besonders gut als Inspirationsquelle und für Schulungen zur Erstellung von Organigrammen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Welche drei Arten von Organigrammen gibt es?

Die drei Hauptformen von Organigrammen sind: das hierarchische Organigramm, das die kaskadierende Struktur mit klaren Ebenen darstellt, das Matrix-Organigramm, das Funktionen und Projekte kombiniert, um die Zusammenarbeit innerhalb des Teams zu fördern, und das horizontale Organigramm, das eine flache Struktur und die direkte Kommunikation zwischen den Mitgliedern begünstigt.

Ist ein Organigramm in einem Unternehmen Pflicht?

Obwohl ein hierarchisches Organigramm rechtlich nicht vorgeschrieben ist, wird es dringend empfohlen, um die Organisationsstruktur zu verdeutlichen und das interne Management zu verbessern. Es ist ein wertvolles Instrument für die Mitarbeiterschulung und die Umsetzung einer effektiven Organisationsmanagementstrategie.

Wie lässt sich ein hierarchisches Organigramm an Veränderungen in der Organisation anpassen?

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist ein automatisches Aktualisierungssystem und ein kollaborativer Workflow unerlässlich, der es dem Team ermöglicht, Änderungen zu melden. Interaktive, digitale Software visualisiert die Hierarchie und erlaubt Anpassungen der Organigrammkonfiguration an interne Entwicklungen. Dies ist ein praktisches Beispiel für die Optimierung der Organisationsstruktur und trägt zu einer dynamischen Organisationsmanagementstrategie bei.