Workflow HR: Verwalten Sie Onboarding und Follow -up Ihrer Mitarbeiter

In einem sich ständig wandelnden beruflichen Umfeld streben Unternehmen danach, ihre HR-Prozesse zu optimieren, um Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Die Implementierung von HR-Workflows ermöglicht die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, die Vereinfachung der administrativen Verwaltung und die Verbesserung des Personalmanagements.

Ob es um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Urlaubsverwaltung oder die Nachverfolgung von Schulungen geht – HR-Workflows sind für moderne Personalabteilungen unverzichtbar geworden. Sie bieten einen erheblichen Mehrwert und sparen den HR-Teams Zeit.

Wie definiert man einen HR-Workflow?

Ein HR-Workflow ist eine strukturierte Abfolge von Aktionen und Schritten, die ein effizientes Management von Prozessen im Personalwesen ermöglicht. Er bildet die Arbeitsabläufe zwischen den verschiedenen beteiligten Akteuren, Abteilungen und Systemen ab. Zur Definition eines HR-Workflows ist Folgendes unerlässlich:

1. Identifizieren Sie den HR-Prozess, der optimiert werden kann, z. B. den Rekrutierungsprozess, das Urlaubsmanagement oder die Gehaltsabrechnung.
2. Aufgaben in klare und präzise Schritte unterteilen und für jeden Schritt die Verantwortlichen, die Fristen und die verwendeten Werkzeuge festlegen.
3. Definieren Sie die Regeln und Bedingungen für jeden Schritt, einschließlich der Genehmigungen, die für ein besseres Ablaufmanagement erforderlich sind.
4. Konfigurieren Sie den Workflow mithilfe einer Workflow-Software oder einer in Ihr HRIS integrierten Workflow-Engine.
5. Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.

Durch die Nutzung eines HR-Workflows können Informationen zentralisiert, die Arbeitszeit optimiert und die Prozessqualität verbessert werden, während gleichzeitig die Vertraulichkeit der Daten gewährleistet wird.

Wie gestaltet man das Onboarding neuer Mitarbeiter?

Das Onboarding, also die Integration neuer Mitarbeiter, ist ein entscheidender Schritt im Mitarbeiterlebenszyklus. Ein gut gestalteter Onboarding-Prozess der Personalabteilung trägt zu einer positiven Erfahrung vom ersten Tag an bei. So gelingt ein effektives Onboarding:

1. Vorbereitung vor Arbeitsbeginn: Senden Sie automatisch ein Begrüßungsschreiben an den neuen Mitarbeiter, das wichtige Informationen über das Unternehmen, die Position und die ersten Schritte enthält.
2. Anlegen der Personalakte des neuen Mitarbeiters: Sammeln Sie die notwendigen persönlichen und administrativen Daten, wie z. B. den Arbeitsvertrag, Bankdaten und Ausweisdokumente, mithilfe sicherer Online-Formulare.
3. Zugriffskonfiguration: Erstellen Sie in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung Konten auf den verschiedenen Anwendungen und Systemen des Unternehmens, um sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter in allen notwendigen Systemen präsent ist.
4. Schulungsplanung: Organisieren Sie erste Schulungssitzungen, um das notwendige Wissen über Tools, interne Prozesse und die Unternehmenskultur zu vermitteln.
5. Überwachung und Unterstützung: Regelmäßige Abstimmungsgespräche mit dem Manager und dem Team sind notwendig, um eine erfolgreiche Integration zu gewährleisten. Dabei werden die Fortschritte regelmäßig überprüft und gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen.

Einer der größten Vorteile der Automatisierung des Onboarding-Prozesses ist die Zeitersparnis für HR-Teams. Durch die Automatisierung des Versands des Arbeitsvertrags zur elektronischen Signatur werden die Verzögerungen durch den Austausch von Papierdokumenten vermieden und die Vertraulichkeit sensibler Informationen erhöht. Darüber hinaus erleichtert die zentrale Speicherung von Informationen in einem HR-Informationssystem oder einer Managementsoftware die Prozessverfolgung und die Aktualisierung von Daten in Echtzeit.

Die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter trägt zu deren Zufriedenheit und Produktivität bei, was sich positiv auf die Gesamtleistung des Unternehmens auswirkt. Durch einen strukturierten und automatisierten Ansatz steigern Sie nicht nur die Effizienz des Prozesses, sondern verbessern auch das professionelle Image Ihres Unternehmens.

Wie verwaltet man Mitarbeiterabwesenheiten und Urlaubsanträge?

Die Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaub ist ein Schlüsselelement für den Geschäftsbetrieb. Ein effektives System gewährleistet eine optimale Ressourcenplanung und erhält die Produktivität des Teams aufrecht. So kann ein HR-Workflow diesen Prozess vereinfachen:

1. Antragstellung: Mitarbeiter füllen ein Online-Formular aus, um ihre Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge einzureichen. Dieses System vereinfacht die Dateneingabe und reduziert Fehler, die bei Papierformularen auftreten können.
2. Genehmigungsprozess: Anfragen werden automatisch zur Genehmigung an die zuständigen Manager weitergeleitet. Diese können die Anfragen dann unter Berücksichtigung der Teamauslastung mit einem Klick genehmigen oder ablehnen.
3. Aktualisierung der Zeitpläne: Sobald die Anfrage genehmigt ist, aktualisiert das System die Zeitpläne und freigegebenen Kalender, um in Echtzeit Einblick in die Verfügbarkeit aller zu gewährleisten.
4. Benachrichtigungen: Die Mitarbeiter erhalten automatisch E-Mail-Benachrichtigungen über den Status ihrer Anfrage, und die zuständigen Teams werden über bevorstehende Abwesenheiten informiert.
5. Saldenverfolgung: Das System berechnet automatisch die verbleibenden Urlaubsansprüche jedes Mitarbeiters und vermeidet so Berechnungsfehler und Missverständnisse.

Durch die Integration des Abwesenheitsmanagements in Ihr Lohnabrechnungssystem gewährleisten Sie zudem die Datensynchronisierung, wodurch Fehler bei der Gehaltsberechnung reduziert werden. Dies steigert auch die Produktivität der Lohnbuchhaltung, da Abwesenheitsinformationen nicht mehr manuell erfasst werden müssen.

Die Verwendung eines sicheren Workflow-Systems gewährleistet die Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten der Mitarbeiter. Sensible Informationen werden geschützt, und nur autorisierte Benutzer haben Zugriff auf die Daten, wodurch die Gesamtsicherheit des Systems erhöht wird.

Welche Tools stehen zur Verfügung, um HR-Workflows zu automatisieren?

Es gibt zahlreiche Lösungen zur Automatisierung Ihrer HR-Workflows, die auf die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens zugeschnitten sind. Hier sind einige Optionen, die Sie in Betracht ziehen sollten:

Spezielle Workflow-Software

Workflow-Software bietet eine umfassende Plattform zur Verwaltung und Automatisierung Ihrer HR-Prozesse. Mit diesen Tools können Sie individuelle Workflows konfigurieren, Daten zentralisieren und die Kommunikation zwischen Teams verbessern.

HRIS (Personalinformationssysteme)

HRIS-Systeme integrieren typischerweise Workflow-Funktionen, um gängige HR-Prozesse zu automatisieren. Sie dienen als Grundlage für ein umfassendes Personalmanagement, einschließlich Verwaltung, Gehaltsabrechnung, Weiterbildung und mehr.

Tools zur Workflow-Automatisierung

Lösungen wie DocuWare ECM automatisieren Dokumentenworkflows und Prozesse im Zusammenhang mit der elektronischen Dokumentenverwaltung. Diese Tools sind besonders nützlich für die Verwaltung von Verträgen, Formularen und juristischen Dokumenten.

Spezifische Anwendungen

Je nach Bedarf können Sie Anwendungen auswählen, die auf spezifische Prozesse wie Zeitmanagement, Schulungsplanung oder Talentmanagement spezialisiert sind. Diese Anwendungen lassen sich häufig in Ihre bestehenden Systeme integrieren und bieten so eine Komplettlösung.

Durch die Einführung eines geeigneten Workflow-Tools lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren und somit erhebliche Zeiteinsparungen erzielen. Dies führt zu geringeren Betriebskosten und einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Darüber hinaus trägt ein optimiertes Management der Geschäftsprozesse zu einer höheren Zufriedenheit von Mitarbeitern und Führungskräften bei.

3 Beispiele für HR-Workflows

Beispiel 1: Rekrutierungsprozess

Der Rekrutierungsprozess kann komplex sein und die Koordination mehrerer Beteiligter erfordern. Ein automatisierter Workflow kann Folgendes umfassen:

1. Automatische Veröffentlichung von Stellenangeboten auf verschiedenen Kanälen.
2. Entgegennahme und Sortierung von Bewerbungen anhand eines kriterienbasierten Rangsystems.
3. Terminierung von Vorstellungsgesprächen und Versenden von Benachrichtigungen an Kandidaten und Interviewer.
4. Erfassung von Nachbefragungsbeurteilungen zur fundierten Entscheidungsfindung.
5. Der Arbeitsvertrag wird nach der Auswahl des Kandidaten zur elektronischen Unterzeichnung versandt.

Dieser Workflow erleichtert das Bewerbungsmanagement, verbessert die Qualität der Rekrutierung und bietet ein besseres Bewerbererlebnis.

Beispiel 2: Schulungsmanagement

Ein effektives Schulungsmanagement ist für die Weiterentwicklung der Mitarbeiterkompetenzen unerlässlich. Ein strukturierter Arbeitsablauf kann Folgendes umfassen:

1. Ermittlung des Schulungsbedarfs in Zusammenarbeit mit den Führungskräften.
2. Planung von Schulungssitzungen mit Dienstleistern.
3. Automatische Registrierung der relevanten Mitarbeiter und Versand von Benachrichtigungen.
4. Überwachung der Anwesenheit und der erzielten Ergebnisse.
5. Aktualisierung der Mitarbeiterprofile mit neu erworbenen Kenntnissen.

Dieser Arbeitsablauf gewährleistet eine bessere Organisation, eine kontinuierliche Verbesserung der Fähigkeiten und die Nachvollziehbarkeit der absolvierten Schulungen.

Beispiel 3: Durchführung jährlicher Beurteilungen

Jährliche Leistungsbeurteilungen sind ein wichtiger Zeitpunkt, um die Leistung zu bewerten und zukünftige Ziele festzulegen. Ein möglicher Ablauf könnte Folgendes umfassen:

1. Automatischer Versand von Bewertungsformularen an Mitarbeiter und Manager.
2. Terminplanung für Leistungsbeurteilungsgespräche mit Erinnerung an die Termine.
3. Sammlung von Bewertungen und Zentralisierung von Daten.
4. Analyse der Ergebnisse zur Ermittlung von Stärken und Verbesserungspotenzialen.
5. Ziele für den neuen Zeitraum festlegen und im System aktualisieren.

Dieser Arbeitsablauf ermöglicht ein strukturiertes Management der Evaluierungen, fördert die Kommunikation und gewährleistet Konsistenz im Managementansatz.

Ihre Lösung zur Automatisierung Ihrer HR-Workflows

Präsentation der Lösung und ihrer Berichtsfunktionen

Unsere Lösung ist eine innovative ATS/CRM-Software zur Optimierung Ihres HR-Reportings. Zu ihren Funktionen gehören:

• Automatisierte Datenerfassung im Zusammenhang mit Rekrutierung und Personalmanagement.
• Anpassbare HR-Dashboards zur Verfolgung Ihrer HR-KPIs.
• Integration mit Ihren bestehenden Systemen zur Datenzentralisierung.
• Visualisierung von HR-Daten zur einfacheren Dateninterpretation.

Wie lässt sich das HR-Reporting vereinfachen?

Mit unserer Lösung profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen:

• Automatisierung von Berichtsaufgaben, wodurch Fehler und Zeitaufwand reduziert werden.
• Echtzeitvisualisierung von HR-Daten für eine schnelle Entscheidungsfindung.
• Prädiktive HR-Analysen mithilfe von Big Data und Data Mining.
• DSGVO-Konformität garantiert die Vertraulichkeit Ihrer Daten.

Unsere Lösung hilft Ihnen, Ihre HR-Prozesse zu optimieren und Ihre strategischen Ziele zu erreichen.

Integration der Lösung in Ihr bestehendes HR-System

Die Integration unserer Lösung ist einfach und effizient:

• Kompatibilität mit den wichtigsten HRIS-Systemen auf dem Markt.
• Einfache Migration Ihrer bestehenden Daten.
• Schulung und Unterstützung für Ihre Teams.

Durch die Integration unserer Lösung zentralisieren Sie Ihre Anforderungen in einem einzigen HR-Reporting-Tool und verbessern so die Konsistenz und Effizienz Ihres Personalmanagements. Zudem optimieren Sie Ihr Kompetenzmanagement.

Werfen Sie auch einen Blick in unseren Leitfaden zur Digitalisierung von HR-Prozessen, um noch einen Schritt weiter zu gehen.

Das HR-Reporting ist ein leistungsstarkes Instrument zur Optimierung Ihres Personalmanagements.

Verbessern Sie die Leistung Ihres Unternehmens durch den Einsatz von Leistungskennzahlen (KPIs), HR-Dashboards und geeigneten Tools.

Lassen Sie Ihre Konkurrenten nicht die Oberhand gewinnen. Automatisieren und optimieren Sie Ihr HR-Reporting noch heute. Für eine erfolgreiche Personalbeschaffung und den damit verbundenen Unternehmenserfolg.